7 PHƯƠNG PHÁP GIÚP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ

Đăng ngày: 17/06/2024

Để trở thành một nhà lãnh đạo ưu tú, việc thành thạo các kỹ năng quản trị doanh nghiệp là yếu tố quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên, phát triển kỹ năng quản trị là một quá trình đòi hỏi sự kiên nhẫn, nỗ lực và cam kết cao. Dưới đây là 7 phương pháp phát triển kỹ năng quản trị xuất sắc mà chủ doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Thiết lập mục tiêu

Một trong những bước đầu tiên để cải thiện kỹ năng quản trị là thiết lập các mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho bản thân nhà lãnh đạo. Bằng cách này, nhà lãnh sẽ có động lực phấn đấu, tập trung toàn bộ sức lực để chinh phục mục tiêu, theo dõi tiến trình phát triển và đánh giá kết quả thay đổi của bản thân.

Theo đó, mục tiêu đặt ra phải đảm bảo các tiêu chí của mô hình SMART, đó là cụ thể (specific), đo lường được (measurable), có thể đạt được (achievable), thích hợp (relevant) và có thời hạn (time-bound). Bên cạnh đó, mục tiêu này phải phù hợp với năng lực, tầm nhìn và sứ mệnh của bản thân nhà lãnh đạo.

Để thiết lập mục tiêu phù hợp với năng lực của bản thân, nhà lãnh đạo cần đánh giá hiệu suất làm việc của mình cũng như xác định điểm mạnh, điểm yếu. Việc này có thể được thực hiện bằng cách yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp, cấp dưới hoặc tiến hành tự đánh giá bản thân thông qua các công cụ kiểm tra tính cách như DISC, MBTI.

Chẳng hạn, nhà lãnh đạo có thể đặt mục tiêu nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình trong vòng 3 tháng bằng cách tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn về lĩnh vực mà mình đang theo đuổi. Cuối khoá học, nhà lãnh đạo có thể tham gia thực hiện các bài test để đánh giá lại năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Đây là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Đặc biệt, sau khi hoàn thành một mục tiêu, nhà lãnh đạo phải không ngừng đặt ra những mục tiêu có tính thử thách cao hơn để phát huy tối đa năng lực của bản thân.

Sẵn sàng đón nhận những thử thách mới

Lặp đi lặp lại những công việc quen thuộc có thể khiến nhà lãnh đạo cảm thấy chán nản, thiếu động lực phấn đấu, mai một các kỹ năng quản trị và dần trở nên thụt lùi. Chính vì vậy, việc thử thách bản thân với những nhiệm vụ mới là điều cần thiết để nhà lãnh đạo không ngừng rèn luyện và nâng cao kỹ năng quản trị của mình.

Để làm được điều này, trước hết nhà lãnh đạo phải là người mang tinh thần của một chiến binh, sẵn sàng dấn thân và không sợ vấp ngã. Đồng thời, lãnh đạo phải luôn đề cao tinh thần ham học hỏi và không ngừng tiến về phía trước.

Với tinh thần ấy, nhà lãnh đạo phải luôn chủ động tìm kiếm cơ hội để thử thách bản thân, chẳng hạn như trực tiếp điều hành các dự án quan trọng của công ty, sẵn sàng đảm nhận những nhiệm vụ có tính thử thách cao hoặc thử sức với các vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm đa dạng khi đảm nhận những vai trò và nhiệm vụ khác nhau.

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Một phương pháp tối ưu khác để phát triển kỹ năng quản trị của nhà lãnh đạo là học cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Điều này đảm bảo nhà lãnh đạo sẽ luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ trong giới hạn thời gian cho phép, từ đó dành được sự tin tưởng và tín nhiệm từ nhân viên. Đồng thời, cho phép nhà lãnh đạo có thời gian rảnh để học tập và trải nghiệm thêm những kỹ năng mới.

Để sắp xếp công việc một cách khoa học, lãnh đạo có thể sử dụng nhiều công cụ và phương pháp khác nhau để lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Chẳng hạn như sử dụng thời gian biểu, danh sách checklist công việc hoặc các phần mềm quản lý tiến độ dự án.

Học cách giao nhiệm vụ và trao quyền

Kỹ năng quản trị đề cập đến khả năng tổ chức, điều phối và quản lý đội nhóm nhằm chinh phục những mục tiêu chung. Bởi vậy, một trong những phương pháp hiệu quả để phát triển kỹ năng quản trị là học cách giao nhiệm vụ và trao quyền hợp lý cho nhân viên.

Bằng cách giao nhiệm vụ và uỷ quyền, lãnh đạo có thể giải phóng thời gian của bản thân, thúc đẩy tinh thần làm việc và tạo động lực phát triển cho các thành viên trong doanh nghiệp.

Thứ nhất, nhà lãnh đạo nên giao các nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng, sở thích và nhu cầu phát triển của từng thành viên trong đội, nhóm. Đồng thời, lãnh đạo cần làm rõ một số yêu cầu sau trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên:

• Giải thích rõ nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện
• Nêu rõ kết quả mà nhà lãnh đạo mong muốn nhân viên đạt được
• Chỉ ra các phương tiện, tài nguyên mà nhân viên có thể sử dụng để thực hiện nhiệm vụ

Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo phải theo dõi sát sao quá trình thực hiện của nhân viên để cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời. Kết thúc quá trình thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo cần ngồi lại với nhân viên để đánh giá kết quả, nhận xét ưu – nhược điểm và đề xuất giải pháp nhằm phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu.

Thứ hai, thay vì quản lý theo hướng vi mô, quan tâm đến từng chi tiết công việc của nhân viên, lãnh đạo cần học cách trao quyền cho họ để giải phóng bản thân khỏi tình trạng ôm đồm quá nhiều việc. Theo đó, lãnh đạo có thể trao quyền tự chủ cho cấp dưới trong việc thực hiện những nhóm công việc sau:

• Các công việc khẩn cấp nhưng không đòi hỏi tư duy phức tạp như đặt vé máy bay, chuẩn bị phòng họp hoặc lên lịch hẹn với đối tác
• Những công việc nhỏ, có thể hoàn thành nhanh chóng
• Công việc ít đòi hỏi tư duy, thường là các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, ví dụ như tổng hợp CV của ứng viên, gửi tin nhắn và email thông báo về các chương trình khuyến mãi cho khách hàng
• Những công việc tốn nhiều thời gian nhưng không cần tư duy quá sâu sắc và không quá quan trọng, ví dụ như tổng hợp thông tin khách hàng, thu thập phản hồi của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ mới
• Những công việc có thể hướng dẫn nhanh chóng cho nhân viên để họ tự thực hiện, ví dụ như phân loại hồ sơ, chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho dự án
• Những công việc không thuộc chuyên môn của nhà lãnh đạo, ví dụ như lập trình phần mềm, thiết kế, đồ hoạ

Giao tiếp tích cực

Giao tiếp là một kỹ năng quản trị quan trọng ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của đội nhóm. Theo đó, nhà lãnh đạo cần chú ý giao tiếp hiệu quả và thận trọng với các nhân viên cấp dưới, khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

Dưới đây là một số bí quyết giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp mà lãnh đạo có thể tham khảo:

• Sử dụng ngôn ngữ diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự
• Tích cực lắng nghe, tích cực ghi nhận ý kiến của đối phương và đưa ra phản hồi phù hợp
• Lựa chọn kênh và phương tiện giao tiếp thích hợp với từng đối tượng, ví dụ như liên lạc qua email, tin nhắn, gọi điện, gửi thư hoặc gặp mặt trực tiếp
• Chú ý quan sát ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của đối phương để nắm bắt những suy nghĩ không được diễn đạt một cách trực tiếp
• Sử dụng phong cách giao tiếp phù hợp với tính cách của từng đối tượng
• Kết hợp giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ để gia tăng hiệu quả diễn đạt

Tìm kiếm cố vấn hay huấn luyện viên

Tìm kiếm một người cố vấn hay huấn luyện viên là một giải pháp tuyệt vời để cải thiện kỹ năng quản trị của nhà lãnh đạo.

Người cố vấn mà chủ doanh nghiệp lựa chọn nên là một chuyên gia xuất sắc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh và luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ về cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong trường hợp doanh nghiệp gặp phải những biến cố lớn mà nhà lãnh đạo không có đủ kỹ năng cũng như kinh nghiệm chuyên môn để giải quyết.

Xem thêm: “Tiếng nói chung” Chuyện Muôn Thuở giữa Lính và Sếp

Liên tục học hỏi và trau dồi các kỹ năng quản trị

Đối với một nhà lãnh đạo, việc duy trì thái độ cầu tiến, liên tục cập nhật kiến thức và học hỏi không ngừng là vô cùng quan trọng để không bị tụt lại phía sau. Do đó, nhà quản trị cần liên tục nắm bắt các kiến thức mới và phát triển các kỹ năng quản trị đa dạng để điều hành doanh nghiệp thành công. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần học thêm các kỹ năng mới và học cách sử dụng các công cụ hiện đại để phục vụ cho công việc của mình.

Quá trình cập nhật kiến thức và kỹ năng mới có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, ví dụ như:

• Đọc tin tức, blog, tạp chí hoặc sách báo chuyên ngành
• Tham gia các diễn đàn, nhóm hoặc cộng đồng trực tuyến để thảo luận về các chủ đề liên quan đến quản trị doanh nghiệp
• Tìm kiếm cơ hội học hỏi từ các chuyên gia, cố vấn hoặc đồng nghiệp, những người có thể kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm dày dặn
• Tham gia các khóa học, các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn, đồng thời có thêm những chứng chỉ cần thiết

Kết luận

Như vậy, bài viết đã chỉ ra 7 phương pháp giúp rèn luyện và phát triển kỹ năng quản trị một cách hiệu quả. Skyward hy vọng rằng, những thông tin hữu ích trong bài viết sẽ giúp chủ doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất để nâng cao năng lực quản trị nhằm điều hành doanh nghiệp một cách suôn sẻ và thành công.

Truy cập vào Fanpage Skyward để theo dõi thêm các hoạt động của công ty nhé!